Alguns termos de banco de dados a serem conhecidos

O Access 2010 organiza suas informações em tabelas: listas de linhas e colunas que lembram as linhas e as colunas do livro razão ou de uma planilha. Em um banco de dados simples talvez haja apenas uma tabela. Na maioria dos bancos de dados é necessária mais de uma. Por exemplo, pode haver uma tabela que armazene informações sobre produtos, uma outra que armazene informações sobre pedidos e uma outra tabela com informações sobre clientes.

Cada linha é mais corretamente chamada de registro, e cada coluna de campo. Um registro é uma forma significativa e coerente de combinar informações sobre algo. Um campo é um item único de informação — um tipo de item que aparece em cada um dos registros. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registro guardaria informações sobre um produto. Cada coluna ou campo mantém algum tipo de informação sobre esse produto, como nome ou preço.

O que é um bom design de banco de dados?

Certos princípios guiam o processo de design do banco de dados. O primeiro princípio é que informações duplicadas (também denominadas dados redundantes) são ruins porque consomem espaço e aumentam a possibilidade de erros e inconsistências. O segundo princípio é que a correção e completitude das informações são importantes. Se o banco de dados contiver informações incorretas, todos os relatórios que empregam informações do banco de dados também conterão informações incorretas. Como resultado, todas as decisões tomadas a partir desses relatórios serão errôneas.
Um bom design de banco de dados, portanto, é um que:

·         Divide as informações em tabelas baseadas em tópicos, visando reduzir a redundância de dados.

·         Fornece ao Access os dados essenciais à junção de informações nas tabelas, conforme necessário.

·         Ajuda a oferecer suporte e assegurar a precisão e a integridade das informações.

·         Atende às suas necessidades de processamento de dados e de relatórios.

O processo do design

O processo do design consiste nas seguintes etapas:

·         Determinar a finalidade do seu banco de dados

Isso ajuda a prepará-lo para as etapas restantes.

·         Localizar e organizar as informações necessárias

Reunir todos os tipos de informações que você possa desejar gravar no banco de dados, como nome de produto e número de pedido.

·         Dividir as informações em tabelas

Dividir os itens de informações em entidades ou tópicos principais, como Produtos ou Pedidos. Cada tópico torna-se então uma tabela.

·         Transformar informações em colunas

Opte pelas informações que deseja armazenar em cada uma das tabelas. Cada item torna-se um campo que é exibido como coluna da tabela. Por exemplo, uma tabela Funcionários pode incluir campos como Sobrenome e Data de Contratação.

·         Especificar as chaves primárias

Escolher a chave primária de todas as tabelas. A chave primária é uma coluna usada unicamente para identificar cada linha. Um exemplo pode ser Código de Produto ou Código de Pedido.

·         Configurar as relações de tabelas

Observar cada uma das tabelas e decidir como os dados em determinada tabela estão relacionados aos dados de outras tabelas. Adicionar campos a tabelas ou criar novas tabelas para esclarecer as relações, se necessário.

·         Refinar o design

Analisar o design com relação aos erros. Criar as tabelas e adicionar alguns novos registros de dados de exemplo. Observe se os resultados esperados das tabelas são obtidos. Faça ajustes no design, conforme necessário.

·         Aplicar as regras de normalização

Aplicar as regras de normalização de dados para examinar se as tabelas estão corretamente estruturadas. Faça ajustes nas tabelas, conforme necessário.