Finalidade do Banco de Dados

Determinando a finalidade do banco de dados

Recomenda-se anotar a finalidade do banco de dados em um papel — sua finalidade, como se espera usá-lo e quem o usará. Com relação a um banco de dados pequeno e de empresa caseira, por exemplo, você escreveria algo como "O banco de dados cliente mantém uma lista de informações de clientes com a finalidade de produzir malas diretas e relatórios". Se o banco de dados for mais complexo ou usado por diversas pessoas, como ocorre frequentemente em um ambiente empresarial, a finalidade poderia ser contida em um simples parágrafo ou mais, devendo incluir quando e como cada pessoa irá usar o banco de dados. A ideia é ter uma declaração de missão bem desenvolvida, à qual se possa referir durante todo o processo de design. Ter uma declaração como essa ajuda a focar nas metas no momento da tomada de decisões.

Localizando e organizando as informações necessárias

Para localizar e organizar as informações requeridas, comece pelas informações existentes. Por exemplo, é possível registrar os pedidos de compra em um livro razão ou manter as informações do cliente em formulários de papel em um gabinete de arquivos. Reúna esses documentos e liste cada um dos tipos de informações mostrados (por exemplo, cada caixa preenchida em um formulário). Se não houver formulários, imagine que será necessário criar um formulário para registrar as informações do cliente. Que informações você colocaria no formulário? Que caixas de preenchimento você criaria? Identifique e liste todos esses itens. Por exemplo, supondo que você atualmente mantém a lista de clientes em cartões de índice. O exame desses cartões demonstra que cada cartão contém um nome, endereço, cidade, estado, cep e número de telefone de cliente. Cada um desses itens representa uma coluna potencial em uma tabela.
À medida que prepara a lista, não se preocupe em conseguir uma lista perfeita na primeira tentativa. Em vez disso, liste todos os itens que lhe vierem à mente. Se outras pessoas usarem o banco de dados, peça sugestões também. Você poderá refinar posteriormente a lista.
Em seguida, considere os tipos de relatórios ou de listas de distribuição a serem produzidos com o banco de dados. Por exemplo, você poderá gerar um relatório de vendas de produto que apresente as vendas por região, ou um relatório de resumo de inventário mostrando os níveis de inventário do produto. É igualmente possível gerar cartas modelo para enviar aos clientes, que divulguem um evento de vendas ou que ofereçam um brinde. Crie o relatório ideal e imagine sua aparência. Que informações você colocaria no relatório? Liste todos os itens. Faça o mesmo com a carta formulário e com todos os relatórios cuja criação você antevê.

Pensar nos relatórios e listas de distribuição a serem criados ajuda na identificação dos itens necessários ao banco de dados. Por exemplo, supondo que você dê aos clientes a chance de optar por (ou não) por atualizações periódicas via e-mail, e que deseja imprimir uma listagem dos que optaram pela opção. Para registrar essas informações, adicione uma coluna "Enviar e-mail" à tabela do cliente. É possível configurar o campo como Sim ou Não com relação a todos os clientes.
A necessidade de enviar mensagens de e-mail aos clientes sugere que um outro item seja registrado. Após saber se o cliente deseja receber mensagens de e-mail, será também necessário saber o endereço de e-mail para os quais as mensagens serão enviadas. Portanto, é necessário registrar um endereço de e-mail para cada um dos clientes.
Há sentido em construir um protótipo de cada relatório ou listagem de saída, e pensar nos itens necessários à produção do relatório. Por exemplo, ao examinar uma carta formulário, algumas coisas podem vir à sua mente. Para incluir uma saudação adequada — por exemplo, a sequência de caracteres "Sr.", "Srta." ou "Sra.", que inicia uma saudação, será preciso criar um item de saudação. Da mesma forma, é possível começar normalmente uma carta com “Prezado Sr. Silva”, em vez de “Prezado Edmundo Silva”. Isso quer dizer que você deseja armazenar regularmente o sobrenome em separado do nome.
Um ponto essencial a ser lembrado é que todas as partes da informação devem ser quebradas em suas partes úteis menores. No caso de nome, para disponibilizar prontamente o sobrenome, quebre-o em duas partes — Nome e Sobrenome. Para classificar um relatório pelo último nome, por exemplo, é útil armazenar separadamente o sobrenome do cliente. Em geral, quando se deseja classificar, pesquisar, calcular ou criar um relatório com base em um item de informações, deve-se inserir esse item em seu próprio campo.
Pense nas perguntas que você deseja que o banco de dados responda. Por exemplo, quantas vendas do produto em destaque foram fechadas mês passado? Onde vivem seus melhores clientes? Quem é o fornecedor de seu produto de maior vendagem? A antecipação dessas perguntas ajuda a que você se concentre nos outros itens a serem registrados.
Após reunir essas informações, você estará pronto para a próxima etapa.