Transformando itens de informações em colunas
Para determinar as colunas de uma tabela, opte pelas informações que você necessita controlar sobre o tópico registrado na tabela. Por exemplo, com relação à tabela Cliente, Nome, Endereço, Cidade-Estado-CEP, E-mail para envio de correspondência, Saudação e Endereço de e-mail constituem uma lista de colunas que é um bom começo. Cada registro da tabela contém o mesmo conjunto de colunas, de modo que é possível armazenar informações sobre o Nome, Endereço, Cidade-Estado-CEP, E-mail para envio de correspondência, Saudação e endereço de e-mail de todos os registros. Por exemplo, a coluna de endereço contém os endereços dos clientes. Cada registro contém dados sobre um cliente, e o campo de endereço contém o endereço do cliente.
Após determinar o conjunto inicial de colunas de cada tabela, você poderá refinar as colunas. Por exemplo, é recomendado armazenar o nome do cliente em duas colunas separadas: o nome e o sobrenome, de modo que se possa classificar, pesquisar e indexar apenas nessas duas colunas. Da mesma forma, o endereço na verdade consiste em cinco componentes distintos: endereço, cidade, estado, cep e país/região. É igualmente recomendado armazená-los em colunas diferentes. Se você deseja realizar uma operação de pesquisa, filtro ou classificação por estado, por exemplo, será necessário armazenar a informação de estado em uma coluna separada.
Verifique se o banco de dados conterá somente informações de origem doméstica, ou se, além disso, conterá informações internacionais. Por exemplo, se você planeja armazenar endereços internacionais, deve haver uma coluna de Região em vez de Estado, porque essa coluna aceita os estados domésticos e as regiões de outros países/outras regiões. Semelhantemente, o código de endereçamento postal tem mais sentido que o CEP se você pretende armazenar endereços internacionais.
A lista a seguir mostra algumas dicas sobre a determinação de colunas.
· Não inclusão de dados calculados
Na maior parte dos casos, o resultado de cálculos não deve ser armazenado em tabelas. Em vez disso, é possível fazer com que o Access realize cálculos quando se deseja exibir o resultado. Por exemplo, supondo que haja um relatório de Produtos do Pedido que exiba o subtotal de unidades do pedido por categoria de produto no banco de dados. Contudo, não há coluna de subtotal de Unidades no Pedido em nenhuma tabela. Em vez disso, a tabela de Produtos inclui uma coluna Unidades do Pedido que armazena as unidades do pedido com relação a cada um dos produtos. Usando esses dados, o Access calcula o subtotal cada vez que o relatório é impresso. O próprio subtotal não pode ser armazenado na tabela.
· Armazenar as menores partes lógicas das informações
Você pode ficar tentado a ter um único campo para nomes completos, ou para nomes de produtos juntamente com descrições de produto. Se você combinar mais de um tipo de informação em um só campo, será difícil recuperar posteriormente os fatos individuais. Tente quebrar as informações em partes lógicas, por exemplo, criando campos distintos para nome e sobrenome, ou por nome, categoria e descrição de produto.
Apos refinar as colunas de dados de cada tabela, você estará pronto para escolher a chave primária de cada tabela.
Especificando chaves primárias
Toda tabela deve incluir uma coluna ou conjunto de colunas que identifica com exclusividade cada linha armazenada na tabela. Trata-se, em geral, de um número de identificação exclusivo, como o número de identificação de um funcionário ou um número de série. Na terminologia de banco de dados, essas informações são denominadas chave primária da tabela. O Access usa os campos de chave primária para associar rapidamente os dados de várias tabelas e passar a você as informações consolidadas.Se já houver um identificador exclusivo para a tabela, como um número de produto que identifica exclusivamente cada produto do seu catálogo, você poderá usar esse identificador como chave primária da tabela — porém, apenas se os valores da coluna forem sempre diferentes com relação a todos os registros. Não é possível duplicar valores em uma chave primária. Por exemplo, não use nomes de pessoas como chave primária, porque nomes não são exclusivos. É fácil encontrar duas pessoas com o mesmo nome em uma mesma tabela.
A chave primária deve sempre conter um valor. Se o valor de uma coluna pode se tornar sem alocação ou desconhecido (valor faltante) em dado momento, não poderá ser usado como componente de chave primária.
Escolha sempre uma chave primária cujo valor não se altere. Em um banco de dados que utiliza mais de uma tabela, a chave primária de uma tabela pode ser usada como referência em outras tabelas. Se a chave primária se alterar, a alteração precisa também ser aplicada a todos os locais em que a chave é citada. Usar uma chave primária que não se altera reduz a possibilidade de que a chave primária fique fora de sincronia com outras tabelas que fazem referência a ela.
Em geral, um número exclusivo arbitrário é usado como chave primária. Por exemplo, é possível atribuir um número exclusivo de pedido a todos os pedidos. A finalidade do número de pedido é identificá-lo. Após atribuído, ele não é mais alterado.
Se você não estiver visando uma coluna ou um conjunto de colunas que possam consistir em chave primária adequada, pense em usar uma coluna que tenha um tipo de dados de Numeração Automática. Quando você usa tipo de dados de Numeração Automática, o Access atribui automaticamente um valor para você. Esse identificador é isento de fatos; não contém informações factuais que descrevam a linha que representam. Os identificadores isentos de fatos são ideais para se usar como chave primária porque não se alteram. Uma chave primária que contenha fatos a respeito de uma linha — número de telefone ou nome de cliente, por exemplo — tem mais probabilidade de se alterar porque as próprias informações factuais podem se modificar.
Uma coluna definida com o tipo de dados de Numeração Automática consiste, em geral, em uma chave primária adequada. Jamais dois códigos de produto serão idênticos.
Com relação ao banco de dados de vendas de produto, é possível criar uma coluna de Numeração Automática para cada uma das tabelas, para servir como chave primária: CódigoDoProduto para a tabela Produtos, CódigoDoPedido para as tabelas Pedidos, CódigoDoCliente para a tabela Clientes e CódigoDoFornecedor para a tabela Fornecedores.
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